Definición, análisis de las cuentas anuales

Hoy definiré cuáles son las cuentas anuales que toda empresa debe de tener, haciendo distinción entre cuentas abreviadas y generales. Además veremos una a una una breve definición de cada una de ellas y por último he puesto enlaces para que podáis descargaros la normativa y unos cuadros de cada cuenta para que rellenéis si queréis. Pediros perdón por adelantado por la extensión de esta entrada, si queréis que modifique o amplíe información, publicaré otra entrada, gracias.

Las cuentas anuales (CCAA) se elaboran cada doce meses (es lo que se llama "ejercicio") por los administradores o empresarios de la empresa. Dichas cuentas deben reflejar la contabilidad que la empresa ha llevado a cabo siguiendo cuatro sencillos principios:

• Empresa en funcionamiento: aunque se creen empresas que se sabe que su duración será corta (un verano o unos meses) su gestión y su contabilidad deberá ser elaborada como si fuese a estar operativa para siempre.
• Devengo: las transacciones económicas se registrarán cuando ocurran, esto significa que se registrarán los ingresos y gastos en el ejercicio en el que ocurran independientemente de cuándo se cobre o pague.
• Uniformidad: si se contabiliza de una manera, desde ese momento se deberá contabilizar siempre así porque sino sería imposible o muy difícil por ejemplo comparar las CCAA de un año a otro. En caso de querer cambiar algún criterio deberá de reflejarse en la Memoria.
• Prudencia: se deberán de realizar estimaciones prudentes, sin exagerar ni ingresos ni gastos a fin de elaborar unas cuentas que representen lo que se llama la "imagen fiel" de la empresa.

la imagen fiel es un apelativo que se le da a aquellas cuentas que reflejan que lo que aparece en dichas cuentas realmente es lo que ha ocurrido, por ejemplo que si en las cuentas aparece que se ha invertido en comprar dos camiones por 100.000 euros, que efectivamente se hayan comprado.

Las cuentas anuales son las siguientes:

• Balance:

Comprende tres separaciones, el activo, el pasivo y el patrimonio neto. La regla de oro en el Balance es que ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO NETO. El Activo son los bienes y derechos que la empresa tiene como pueden ser inmuebles, material de oficina, derechos de cobro con sus clientes, etc. El Pasivo son los deberes y obligaciones que la empresa tiene frente a terceros como son las deudas con los proveedores, se le suele llamar recursos ajenos. El Patrimonio Neto es lo que se denominan recursos propios ya que ahí está incluido el dinero que pusieron los socios, los resultados de años anteriores, algunas subvenciones, reservas, etc.

Tanto el activo como el pasivo se dividen en corrientes y no corrientes. Primero se muestran los no corrientes y luego los corrientes. La razón de su nombre es porque cuando más corriente es un activo más fácil es que se convierta en dinero líquido, por ejemplo, es mucho más sencillo vender un bolígrafo que una casa, por eso el bolígrafo sería corriente y la casa no corriente. Lo mismo ocurre con el Pasivo puesto que una deuda a corto plazo (18 meses o menos) se supone que es más fácil de pagar que una hipoteca. Al Patrimonio Neto más el Pasivo No Corriente se le denomina "Capital Permanente".

• Pérdidas y Ganancias:

Esta cuenta recoge los ingresos y gastos del ejercicio y según la diferencia entre estos, hay beneficio o pérdida. Esta cuenta se presenta detallada como las demás cuentas pero su beneficio o pérdida se incluye en el Balance, dentro del Patrimonio Neto. La diferencia entre un ingreso y un cobro o la de un gasto y un pago es que por ejemplo imaginaos que compras una televisión de 1.000€ y la puedes ir pagando poco a poco, pongamos que 400€ este año 2012 y 600€ en el 2013. Para ti que lo has comprado, has tenido un gasto de 1.000€ y has pagado 400€ ahora, por lo que pasas a tener una deuda, que como hemos dicho iría al pasivo y como lo tienes que pagar en menos de 18 meses sería corriente, con el que te ha vendido la TV de 600€. Para el vendedor, reflejará que ha tenido un ingreso de 1.000€ y que su activo corriente ha aumentado en 600€ al tener un derecho de cobro con un cliente. (De todas formas si no ha quedado claro el concepto de ingreso-cobro, gasto-pago haré una entrada con los asientos contables más comunes en el que podréis ver mejor cómo queda)

Por lo pronto estas dos cuentas quedarían así:

• Estado de Flujo de Efectivo:

Aquí se muestra el origen y la utilización de el dinero líquido como tal. Se entiende como dinero líquido el que esté depositado en una cuenta bancaria, la caja de la empresa y los activos financieros cuyo vencimiento sea inferior a tres meses, lo que viene siendo los billetes y monedas que dispone la empresa en ese momento y el dinero que tenga en el banco guardado o invertido siempre y cuando pueda disponer de él en menos de tres meses. Esta cuenta, aunque no sea tan famosa como el Balance o el PyG, es de las más útiles para la empresa ya que le informa al empresario del dinero que va a disponer a muy corto plazo para hacer inversiones, contratar a una persona, pagar alguna deuda, etc. Para su elaboración se usa el algo más famoso CashFlow del que hablaré próximamente.

• Estado de Cambios en el Patrimonio Neto:

Esta cuenta tiene dos partes. En la primera, que se le llama "Estado de Ingresos y gastos reconocidos" recoge los cambios en el PN derivados del beneficio o pérdida que aparece en el PyG (como ese Bº o Pª se refleja dentro del PN como vemos en el cuadro de arriba, si esta cantidad varía el PN también lo hará). La segunda parte se le llama "Estado Total de cambios en el patrimonio neto" y a éste le afecta el beneficio o pérdida y las variaciones por operaciones con los socios (aumentos y disminuciones de capital por ejemplo).

• Memoria:

Esta cuenta es como el cajón desastre en el que se debe de informar de cualquier cambio que haya habido en la elaboración de las otras CCAA, además de completar y ampliar la información que se esas cuentas aparece.

Todas las empresas están obligadas a presentar estas cinco cuentas. Además, las empresas que cotizan en Bolsa están obligadas a tener una copia pública en sus páginas web. Pero hay ciertos casos, las PyMes por ejemplo, en los que las empresas pueden presentar solo cuatro CCAA excluyendo el Estado de Flujos de Efectivo pero como ya os digo una cosa es no presentarlo y otra es elaborarlo para uso interno. Estas cuentas se llaman "Abreviadas" y para poder abreviar la cuenta de Balance se debe de dar dos de estas situaciones:

• El total del Activo no supere los 2.850.000€
• El total neto de su cifra de negocios no supere 5.700.000€
• El número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio no sea superior a 50

Para poder abreviarse la cuenta de PyG deben de darse en al menos dos de estas situaciones:

• El total del Activo no supere los 11.400.000€
• El total neto de su cifra de negocios no supere 22.800.000€
• El número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio no sea superior a 250

Para consultar el texto en el que está redactado el Plan General Contable en el que aparece además de toda la normativa, los cuadros con cada cuenta dividida para que rellenéis, está muy bien explicado y muy bonito, es un pdf. Para el PGC para no PyMes pinchar aquí (los cuadros a partir de la página 49 y página 71. Los códigos de las cuentas a partir de la página 81). Para el PGC para PyMes pinchar aquí (los cuadros a partir de la página 35 y los códigos con las cuentas a partir de la 43).